O que entra no controle de frota
Cada área responde a uma pergunta. Se faltar uma, o custo final fica torto.
| Área | O que anotar | Para que serve |
|---|---|---|
| Veículos | Placa, Renavam, chassi, ano, km ou horímetro | Saber o que existe e quanto cada um roda |
| Motoristas | CNH, categoria, exame toxicológico | Escalar só quem está em dia |
| Combustível | Data, km, litros, valor, posto, motorista | Consumo (km/l) e desvio |
| Manutenção | Serviço, peças, oficina, km, valor | Preventiva no prazo e custo real |
| Pneus | Número de fogo, posição, sulco, recapagens | Custo por km de cada pneu |
| Multas | Auto, data, veículo, motorista | Achar o condutor e cobrar quem deve |
| Vencimentos | Licenciamento, seguro, tacógrafo, extintor | Não parar veículo por papel |
Passo a passo para começar
- Cadastre cada veículo com o km do dia em que o controle começou (nas máquinas, o horímetro). Esse número é o ponto de partida de todo o resto.
- Defina quem lança o quê. Motorista informa abastecimento, oficina ou encarregado lança manutenção, escritório cuida de multas e vencimentos. Dado sem dono não chega.
- Exija o km em todo lançamento. Sem km não existe consumo, preventiva por quilometragem nem custo por km.
- Monte o plano de preventiva de cada modelo seguindo o manual do fabricante: óleo, filtros, freios e o resto, por km, horas ou tempo, o que vier primeiro.
- Liste os vencimentos de veículos e motoristas com a data e a antecedência do aviso. O licenciamento, por exemplo, é anual (CTB, art. 130).
- Feche o mês por veículo: km rodado, litros, manutenção, pneus e multas. Divida o gasto pelo km e você tem o custo por km.
A rotina que mantém o controle vivo
Controle que só é olhado no fim do mês vira arquivo morto. Divida o trabalho em três ritmos:
- Todo dia: conferir os abastecimentos lançados e o km que fugiu do padrão (digitação errada aparece aqui).
- Toda semana: preventivas que vencem nos próximos dias, pneus aferidos, multas novas e vencimentos que estão chegando.
- Todo mês: custo por km de cada veículo, consumo comparado com o mês anterior e a lista de vencimentos do mês seguinte.
Indicadores que valem a pena
- Consumo: km/l por veículo e por motorista (litros por hora nas máquinas).
- Custo por km: separado em combustível, manutenção e pneus, para saber onde mexer.
- Preventivas em dia: quantas venceram sem ser feitas.
- Dias parados: veículo na oficina não fatura.
- Multas por motorista: mostra onde treinar.
Compare cada veículo com ele mesmo ao longo dos meses e com os do mesmo modelo e operação. Caminhão de rota curta e caminhão de estrada não se comparam.
Ônibus, máquinas e frota própria
- Ônibus e fretamento: preventiva rigorosa, pneus e a jornada com as pausas do transporte de passageiros. Veja o guia de manutenção de ônibus.
- Obras e máquinas: horímetro no lugar do km, consumo em litros por hora e custo por hora trabalhada.
- Frota própria (distribuidora, indústria, atacado): o mesmo controle, e o custo por km mostra se compensa rodar com frota própria ou contratar frete.
Planilha ou sistema?
Dá para começar em planilha. O que importa é a disciplina de lançar tudo com data, veículo e km. Quando várias pessoas lançam dados e os vencimentos começam a escapar, compare as opções no guia planilha ou sistema de frota.