Quando a planilha resolve
- A frota é pequena e uma pessoa cuida de tudo.
- São poucos tipos de lançamento: abastecimento, manutenção e vencimentos.
- Alguém revisa toda semana.
- O motorista não precisa lançar nada pelo celular.
Para começar bem: uma aba por assunto, uma linha por lançamento e, em toda linha, data, veículo e km. Os modelos grátis já vêm nesse formato.
Sinais de que a planilha parou de dar conta
- Existem duas versões do mesmo arquivo e ninguém sabe qual vale.
- Uma fórmula quebrou e ninguém percebeu por meses.
- O vencimento foi descoberto pela fiscalização.
- O abastecimento chega por foto do cupom e é lançado dias depois.
- Não dá para saber quem alterou o quê.
- O relatório do mês leva dias para fechar.
- O pneu não tem histórico de posição.
Comparação honesta
| Ponto | Planilha | Sistema |
|---|---|---|
| Custo para começar | Baixo, você já tem | Mensalidade e implantação |
| Flexibilidade | Total, você monta do seu jeito | Segue o modelo do sistema |
| Lançamento do motorista | Por mensagem, alguém redigita | Pelo celular, direto |
| Aviso de vencimento | Depende de alguém lembrar de olhar | Automático |
| Quem alterou o quê | Difícil saber | Histórico e permissões por usuário |
| Cruzar combustível, pneus e manutenção | Fórmulas manuais | Relatórios prontos |
| Km digitado errado | Passa despercebido | Alerta na hora |
Nenhum dos dois funciona sem disciplina. Sistema sem lançamento é planilha vazia com mensalidade.
O que perguntar antes de escolher um sistema
- O motorista lança pelo celular, mesmo sem sinal?
- Avisa os vencimentos antes, para quem precisa agir?
- Mostra o custo por km de cada veículo?
- Controla pneu por posição e por vida?
- Atende o seu ramo: carga, ônibus, máquinas com horímetro?
- Exporta os seus dados para planilha se você quiser sair?
- Tem contrato de fidelidade?
Dá para fazer a transição sem dor
Comece na planilha e troque quando os sinais aparecerem. Na troca, o que mais importa é o km atual de cada veículo, a posição dos pneus e a lista de vencimentos. Leve também o gasto de manutenção dos últimos 12 meses: ele é a base do custo por km desde o primeiro mês. O Gefrota atende de um veículo a centenas, com proposta sob medida e sem fidelidade.